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Drei Fragen an... Robert Kaiser

Die Einführung von Microsoft 365 als gemeinsame Plattform zur Zusammenarbeit in der Nordkirche schreitet voran. Bis Ende 2028 sollen rund 22.000 Mitarbeitende Zugang erhalten. Dies erfordert eine hochkomplexe Planung, Organisation und Durchführung. Für die Implementierung hat die Nordkirche die Firma Wolkenwerft, einen Spezialisten für Cloud-Computing, beauftragt. Wir haben dem Geschäftsführer Robert Kaiser drei Fragen gestellt:

Implementierung – der Begriff ist recht geläufig. Wie würden Sie ihn am Beispiel von zusammen.nordkirche.digital erklären?

„Unter Implementierung verstehen wir die Umsetzung von Strukturen und Prozessabläufen unter Berücksichtigung spezifischer Rahmenbedingungen. Die Nordkirche ist eine große und komplexe Organisation, in der Microsoft 365 nun flächendeckend eingeführt wird. Als Implementierungspartner ist es für uns essenziell, die Organisation genau zu verstehen. Daher legen wir großen Wert darauf, die IT-Funktionsweise an den jeweiligen Standorten zu erfassen. Nach Klärung der Anforderungen folgt die Implementierung oft einem ähnlichen Schema, wobei wir stets die lokalen Gegebenheiten berücksichtigen. Dieser aufwendige Prozess ist für beide Seiten sehr wertvoll, da oft über Jahre gewachsene IT-Strukturen hinterfraget werden, um diese weiterzuentwickeln oder zu erneuern."

Sie haben bereits häufiger Organisationen der Einführung von Microsoft 365 begleitet. Was ist die Herausforderung beim Roll-out auf dem Gebiet der Nordkirche?

"Die größte Herausforderung ist die Vielfalt der IT-Strukturen. Der IT-Bereich ist auf dem Gebiet der Nordkirche sehr unterschiedlich aufgestellt: Das Landeskirchenamt, die Hauptbereiche, die Kirchenkreise und Kirchengemeinden, diakonischen Einrichtungen und Kitas. Oft hat jeder Bereich eine eigene IT-Struktur, manchmal zentral, häufig sehr dezentral organisiert. Jeder Standort ist einzigartig und bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Die IT-Strukturen und die damit verbundenen Prozesse sind oft analog geprägt – ein Phänomen, das nicht nur in der Nordkirche, sondern auch bei anderen NGO zu beobachten ist. Mit Microsoft 365 können wir neue Wege beschreiten. Dies muss jedoch behutsam geschehen, da wir die Menschen mitnehmen möchten. Schließlich sollen sie Microsoft 365 als gemeinsame Plattform zur Zusammenarbeit nutzen."

Welche Rolle spielt die Kommunikation im Roll-out des Projektes?

"Die Kommunikation spielt während der gesamten Projektlaufzeit eine entscheidende Rolle. Wenn die haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden nicht wissen, was auf sie zukommt, können wir keinen Erfolg haben. Daher ist es wichtig, wenn wir die Veränderung vorher und nachher aktiv begleiten.

Mit den neuen digitalen Werkzeugen und einer gemeinsamen IT-Struktur müssen sich zwangsläufig Arbeitsweisen ändern. Das ist für uns Menschen nicht einfach, denn wir hängen an Gewohnheiten. Viele Alltagstätigkeiten sind Routinen, die unser Gehirn auf Autopilot erledigt, auch im Job. Proaktive Entscheidungen zu treffen, kostet Energie. An dieser Stelle hilft Kommunikation, sich mit den Veränderungen auseinanderzusetzen und sie schnell zu neuen Gewohnheiten werden zu lassen. Insofern sehe ich hier eine Chance: Mit der neuen Technologie erhalten die Mitarbeitenden moderne und effiziente Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Kirchenkreis Hamburg-Ost ist Pilot

zusammen.nordkirche.digital: Mehr als  500 Mitarbeitende im Kirchenkreis Hamburg-Ost sind schon mittendrin. Sie nutzen seit Herbst 2024 Microsoft 365 als digitale Zusammenarbeitsplattform. Bevor es losgehen konnte, hat der Kirchenkreis die Mitarbeitenden umfangreich geschult. Insgesamt bekommen mehr als 5000 Mitarbeitende im Haupt- und Ehrenamt einen Zugang zu Microsoft 365.

Mit der Webseite über den Prozess finden Mitarbeitende im Haupt- und Ehrenamt einen zentralen Infoanker, um an das Projekt anzudocken. Neben Hintergründen und einem FAQ gibt es Beiträge zum aktuellen Stand der Einführung.

Zusammen.nordkirche.digital ist bereits im Frühling 2024 im Kirchenkreis Hamburg-Ost in die Fläche gegangen. Mit einer vorgelagerten Phase hat das Projektteam im Kirchenkreis die Einführung des Tools und die begleitende Kommunikation auf dem Papier vorbereitet. 400 Mitarbeitende an den drei zentralen Kirchenkreisstandorten, 107 Gemeinden in 6 Propsteien und 21 Regionen, 120 Kindertagesstätten, 17 Einrichtungen und Tagungshäuser: Allein der Blick auf die Zahlen macht deutlich, wie wichtig eine gute Planungsphase ist. Bei der Vielfalt an Themen, die auf eine erfolgreiche Einführung der neuen Plattform einzahlen, hat sich der Kirchenkreis externe Unterstützung, in den Bereichen IT, Schulung, Governance & Datenmigration sowie für die Begleitung der Kommunikation und Veränderung geholt.

Als Pilot-Kirchenkreis werden die Erfahrungen, Stolpersteine, Learnings und pragmatischen Lösungen, die eine Erprobungsphase mit sich bringt, anderen Kirchenkreisen zur Verfügung gestellt.

Zusammen.nordkirche.digital – der Auftrag

Im Februar 2023 hat die Synode die Einführung einer digitalen Plattform zur verbindlichen Zusammenarbeit beschlossen. Zum Beschluss und Abschlussbericht. 

Ein gutes Jahr – so lange hatte die Konzeptphase bis dahin gebraucht. Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit – verbindlich & über alle Ebenen hinweg. 2021fiel der Startschuss durch die Kirchenleitung: eine multiprofessionelle Expertengruppe wurde beauftragt, eine digitale Plattform dafür zu finden. Nur 12 Monate Zeit hat sich die Steuerungsgruppe gegeben, der Synode ein fundiertes Ergebnis vorzuschlagen. Ein ambitionierter Zeitplan, der den drängenden Bedarf für eine funktionierende digitale Zusammenarbeit widergespiegelt hat. Haupt- und Ehrenamtliche aus Gemeinden, Diensten & Werken, Kirchenkreisen und Landeskirche haben zu fünf großen Themen gearbeitet:

• Kulturwandel
• Zusammenarbeit
• Intranet
• Finanzen
• Recht

Auftrag, Gründe, Projektmeilensteine und Unterlagen hat die Projektseite zusammen.nordkirche.digital dokumentiert.

Viele Fragen rund um das Projekt beantwortet ein FAQ zusammen.nordkirche.digital